por Patty Huntleym, Project Management Professional (PMP), Risk Manager – Loss Prevention and Education, Design Professional da AXA XL
Como muitos de nós estamos percebendo um aumento no uso de email nos últimos meses, este é um ótimo momento para revisar sua política de email com sua equipe. Se você não tem essa política, nunca houve momento melhor para criar uma.
Atualmente, são tantas as pessoas trabalhando remotamente que as conversas rápidas que costumavam acontecer na mesa, no corredor ou no elevador agora foram reduzidas a uma série de e-mails. Acrescente a isso o dilúvio diário normal de correspondência e é natural que alguns funcionários tenham esquecido o protocolo adequado para correspondências eletrônicas.
Para ajudar você a reforçar sua atual política de e-mails ou criar uma, postamos uma amostra abaixo. Recomendamos que você trabalhe com seu advogado para adequá-la às necessidades específicas da sua empresa e incorporá-lo à sua política geral de comunicação / mídia.
POLÍTICA DE EMAIL
O NOME DA EMPRESA considera o email um método importante de comunicação e reconhece a importância do conteúdo adequado do email e respostas rápidas na transmissão de uma imagem profissional e no atendimento eficaz ao cliente. Você é obrigado a usar esta ferramenta somente de maneira responsável, eficaz e legal. Embora o e-mail às vezes seja menos formal do que outras comunicações por escrito, as mesmas leis se aplicam, incluindo as aplicáveis a difamação, violação de direitos autorais e plágio. Portanto, é importante que você trate o e-mail com o mesmo cuidado que tem com outras comunicações por escrito. Lembre-se de que todo e-mail que você escreve pode ser potencialmente lido por terceiros e interpretado (ou mal interpretado) por um tribunal ou órgão regulador.
Além disso, periodicamente é feito o back-up e gravação da rede da NOME DA EMPRESA. O material transmitido por e-mail pode ser divulgado a terceiros não intencionais (por exemplo, em um contexto de litígio ou investigação governamental), mesmo que uma cópia impressa do e-mail não tenha sido feita. Portanto, os e-mails devem conter apenas os fatos específicos e outras informações que precisam ser comunicadas para fins comerciais. Antes de salvar ou enviar um e-mail, considere se alguma informação contida na comunicação pode ser imprecisa ou mal interpretada se recebida por terceiros.
Uso aceitável
Esta política permite o uso pessoal limitado da sua conta de e-mail da NOME DA EMPRESA. O uso pessoal está sujeito às seguintes limitações:
• Um nível de uso que não prejudique seu trabalho
• Um nível de uso que não ameace de forma alguma a segurança ou a eficácia operacional dos sistemas da NOME DA EMPRESA
• Deve ser dada prioridade ao uso dos recursos para fins comerciais
• O uso pessoal não deve ser de natureza comercial ou com fins lucrativos, nem para qualquer forma de ganho financeiro pessoal
• O uso pessoal não deve ser de natureza que concorra com NOME DA EMPRESA nos negócios
• O uso pessoal não deve estar relacionado a qualquer uso que entre em conflito com suas obrigações com a NOME DA EMPRESA como empregador
• O uso pessoal não deve estar conectado a nenhum objetivo ou aplicativo que entre em conflito com as políticas, regras ou procedimentos da NOME DA EMPRESA
Além disso, as seguintes ações são proibidas:
• Envio ou encaminhamento de e-mail contendo comentários difamatórios, ofensivos, racistas ou obscenos
• Enviar email não solicitado (spam), correntes ou lixo eletrônico
• Forjar ou tentar forjar mensagens de email
• Disfarçar ou tentar disfarçar sua identidade ao enviar email
• Enviar email usando a conta de email de outra pessoa, a menos que explicitamente autorizado
• Enviar conscientemente um anexo que contém um vírus ou software malicioso (malware)
Os negócios da NOME DA EMPRESA podem ser realizados em computadores e dispositivos eletrônicos apenas quando de acordo com as políticas de TI e com o uso de contas de e-mail da NOME DA EMPRESA. Evite usar endereços de e-mail da NOME DA EMPRESA para uso pessoal. Você não precisa necessariamente rescindir seu contrato; você só precisa de uma extensão de tempo e precisa que seu cliente entenda sua preocupação com a saúde e a segurança de seus funcionários e daqueles que trabalham no canteiro de obras.
Confidencialidade
As políticas de confidencialidade da NOME DA EMPRESA também se aplicam às informações transmitidas eletronicamente. O e-mail deve ser tratado como confidencial por outros usuários do sistema e acessado apenas pelo destinatário, a menos que autorizado pelo remetente, pelo destinatário endereçado ou por um membro da alta administração que exerça os direitos da NOME DA EMPRESA de monitorar as comunicações eletrônicas de acordo com lei local.
Os sistemas de e-mail não podem ser considerados seguros, portanto, não devem ser usados para transmitir informações confidenciais ou pessoais externamente, até que garantias razoáveis de confidencialidade tenham sido obtidas. Além disso, o seguinte aviso de isenção de responsabilidade será automaticamente adicionado a cada e-mail que tenha um destino externo:
CONFIDENCIALIDADE: Esta comunicação, incluindo anexos, é para uso exclusivo do (s) destinatário (s) e pode conter informações proprietárias, confidenciais ou privilegiadas. Se você não for o destinatário pretendido, qualquer uso, cópia, divulgação ou distribuição, ou a realização de qualquer ação mediante esta informação é estritamente proibida. Se você não for o destinatário pretendido, notifique o remetente imediatamente, exclua esta comunicação e destrua todas as cópias.
Se você tiver dúvidas sobre o envio de determinadas informações por e-mail, verifique com CARGO / DEPARTAMENTO antes de enviar o e-mail.
Os sistemas de e-mail não podem ser considerados seguros, portanto, não devem ser usados para transmitir informações confidenciais ou pessoais externamente, até que garantias razoáveis de confidencialidade tenham sido obtidas.
Gerenciamento de registros de e-mail
Você deve gerenciar sua conta de e-mail de maneira consistente com as políticas de gerenciamento de registros e agendamentos de retenção da NOME DA EMPRESA. Procure orientação do CARGO / DEPARTAMENTO para entender como a política se aplica a sua área. Todas as contas de e-mail mantidas em nossos sistemas são de propriedade da NOME DA EMPRESA. Os funcionários devem esperar que seus registros comerciais, incluindo e-mail, possam ser acessados a qualquer momento, inclusive após deixarem a organização. O departamento de TI, solicitará que todos os gerentes forneçam instruções sobre como lidar com a conta de e-mail de um funcionário que saiu da empresa.
Além disso, o e-mail pode estar sujeito a uma possível divulgação por intimação ou outra ordem legal das autoridades governamentais ou de acordo com procedimentos de descoberta em um processo ou investigação. Alterações, exclusões ou falhas na divulgação ou produção de e-mails identificados para divulgação podem sujeitar o NOME DA EMPRESA e o funcionário responsável por essa falha a penalidades ou sanções civis ou criminais.
Monitoramento
A NOME DA EMPRESA se reserva o direito, por meio de gerenciamento apropriado e de acordo com a lei aplicável, de revisar, monitorar, auditar, interceptar, acessar e divulgar todas as mensagens, arquivos, documentos e informações eletrônicas criadas, recebidas ou enviadas através das redes do sistema. Esse monitoramento ocorrerá apenas para proteger os interesses legítimos da NOME DA EMPRESA, de seus funcionários ou de seus clientes.
Por exemplo, o monitoramento pode ser configurado para detectar uma violação desta política, como a liberação de informações proprietárias, pessoais ou confidenciais; impedir violações da segurança da informação e preservar a eficácia operacional da TI; investigar uma queixa de assédio ou discriminação; ou para evitar vazamentos ou abuso do uso de dados de funcionários ou clientes.
A NOME DA EMPRESA pode, a seu critério, aplicar sistemas automáticos de monitoramento, filtragem e rejeição de mensagens, conforme apropriado, e negar a transmissão de mensagens com conteúdo que viole a política da empresa.
Diretrizes para escrever e-mails e gerenciar volume
Ao escrever e-mails:
• Use assuntos curtos e descritivos.
• Considere usar cabeçalhos ou outra formatação para estruturar e-mails longos.
• Envie o e-mail apenas para quem for necessário; evite listas extensas de “cc”.
• Use frases curtas e concisas.
• Identifique claramente os e-mails privilegiados na linha de Assunto como “Confidencial” ou “Comunicação Privilegiada e Confidencial Sujeita ao Privilégio Advogado-Cliente e / ou Produto de Trabalho do Advogado”, se aplicável.
• Use humor e ironia com moderação, pois eles podem ser facilmente mal interpretados.
• Evite usar abreviações, emoticons e emojis da Internet, como carinhas felizes.
• Aproveite as ferramentas de verificação ortográfica e gramatical antes de enviar seu e-mail.
• Não envie anexos desnecessários.
• Verifique se anexos grandes estão compactados (ou seja, com tamanho reduzido usando arquivos compactados ou métodos semelhantes disponíveis no departamento de TI). Os funcionários também podem usar portais de transferência de arquivos internos (por exemplo, SharePoint).












